Toda la documentación de tus contratistas en un solo lugar, con visibilidad y alertas de vencimiento. Menos riesgo y más productividad en tu cadena de suministro, sin sistemas burocráticos de aprobación.
Aquí tienes el estado general de tu documentación y vencimientos activos.
Menos riesgo. Más productividad en tu cadena de suministro. Creemos que una empresa contratista no debería perder tiempo buscando contratos, cotizaciones, certificados o documentos de sus trabajadores entre correos, mensajes y carpetas dispersas.
“No buscamos convertirnos en un sistema burocrático de aprobación. Buscamos que cada organización sepa qué documento tiene, qué documento falta y qué documento está a punto de vencer; y que las dos partes lo sepan al mismo tiempo.”
Así clasifica REPOT® cada documento en tiempo real según su fecha de vencimiento o período mensual configurado:
Aviso con fecha (30, 15 y 7 días antes), identificación del documento y acción directa de renovación.
Encontrar y descargar un documento requiere pocos pasos: búsqueda universal, carga arrastrando archivos e indicadores de vencimiento siempre visibles.
Resumen operativo con porcentaje de documentos vigentes, alertas abiertas, vencimientos a 30 días, faltantes y filtros por mandante o contrato.
Datos de la contratista, documentos corporativos, certificados, seguros, patentes comerciales y respaldos administrativos con sus vigencias.
Invitaciones gratuitas, contactos habilitados, contratos relacionados y permisos de lectura/descarga. Cada mandante ve solo su relación documental.
Repositorio para contratos, anexos, órdenes de compra, garantías, pólizas y actas, registrando inicio, término y responsables.
Calendario por período, listas configurables (F30-1, Previred, dotación), carga masiva e identificación automática de faltantes del mes.
Ficha laboral, contratos, anexos, ingreso, certificaciones, liquidaciones y finiquitos, diferenciando docs internos de los autorizados para compartir.
Búsqueda retrospectiva por mandante, contrato, trabajador y período; exportación a Excel/PDF y trazabilidad de cargas, reemplazos y accesos.
Usuarios, perfiles, políticas de compartición, alertas, cuotas de almacenamiento, bitácoras y reglas de conservación legal de archivos.
REPOT® distingue entre vencimiento de contenido, período activo de 90 días para documentos mensuales y conservación protegida para contratos y finiquitos.
| Clase Documental | Comportamiento Propuesto en REPOT® | Regla de Protección |
|---|---|---|
| Mensuales (F30-1, Previred, Asistencia) | 90 días en vista activa; luego pasan a archivo histórico conforme a la política aplicable. | Vista Activa 90d |
| Contratos y anexos laborales | Conservar según necesidad contractual, obligaciones laborales y plazos legales. | Conservación Legal |
| Finiquitos | Archivo protegido con conservación específica; no eliminación a 90 días. | |
| Pólizas / certificados | Alertar por vencimiento real informado y conservar historial completo de versiones. | Historial Versiones |
| Contratos de servicios | Conservar mientras sean necesarios y por el plazo normativo/contractual aplicable. | Permanente |
Ajusta la dotación de trabajadores y la cantidad de mandantes a los que reportas periódicamente.
Deje de reenviar documentos por correo. Manténgalos organizados una sola vez, compártalos con sus clientes y reciba alertas antes de que venzan.
Para contratistas que inician el ordenamiento digital de sus contratos y respaldos.
Para contratistas con alta dotación de personal en terreno y múltiples mandantes corporativos.
Porque nuestro objetivo es eliminar la fricción burocrática, no aumentarla. REPOT informa estados documentales reales (Vigente, Por vencer, Vencido o Faltante) para que tanto la contratista como el mandante tengan visibilidad inmediata sin depender de colas de visado.
Mediante separación multiempresa estricta, enlaces temporales de descarga (jamás rutas públicas) y minimización de documentos visibles: la contratista define exactamente qué archivos del expediente laboral son compartibles, resguardando liquidaciones y datos personales sensibles.
No. La contratista contrata su suscripción mensual y es propietaria del espacio. Todos los mandantes que invite acceden gratuitamente a consultar, buscar, descargar y recibir alertas de la documentación compartida.
Más orden para un trabajo sin interrupciones. Agenda hoy una demostración directa o ingresa al entorno interactivo.